domov kontakt

Izboljšajte storilnost zaposlenih z učinkovito organizacijo delovnih prostorov

Delovni prostori imajo številne učinke na interno kulturo podjetja, zaposlovanje, fluktuacijo ter na zdravje in storilnost zaposlenih.

Nekatera podjetja gledajo na poslovne prostore predvsem kot na strošek. V teh organizacijah prevladuje mišljenje, da prostori, v katerih se delo odvija nimajo pomembnejšega vpliva na uspešnost podjetja.

Taka podjetja na žalost zamujajo priložnost, da uporabijo svoj poslovni prostor kot strateško poslovno orodje; kot sredstvo, s pomočjo katerega lahko dosežejo pomembne poslovne cilje, kot so naprimer:

  • močnejša pripadnost in lojalnost zaposlenih;
  • boljše sodelovanje in teamsko delo;
  • učinkovitejše izvajanje delovnih procesov in
  • višja osebna produktivnost zaposlenih.

Ali prostor res lahko vpliva na storilnost zaposlenih?


In še pomembnejše vprašanje ...

Ali je mogoče dokazati povezavo med projektantskimi rešitvami delovnih prostorov in poslovnimi rezultati podjetja?

Na teh spletnih straneh opisujemo, da lahko natančno merimo učinke delovnih prostorov na poslovne rezultate podjetja. In kar je še pomembnejše, da lahko z dobrimi prostorskimi rešitvami te rezultate izboljšamo.

Kredibilne mednarodne študije dokazujejo (in naše izkušnje to potrjujejo), da obstaja močna povezava med premišljeno zasnovanimi delovnimi prostori, storilnostjo zaposlenih in poslovnim uspehom podjetja.

Pri tem obstaja simetrija.

Tako kot na eni strani dobro zamišljeni delovni prostori prinašajo pozitivne učinke in koristi za podjetje, na drugi strani slabo koncipirani prostori negativno učinkujejo na poslovanje podjetja.

Če ste gospodarska družba ali javna organizacija in želite izboljšati učinkovitost svojih delovnih prostorov, boste v nadaljevanju te strani izvedeli več o treh sodobnih prostorsko-organizacijskih strategijah, ki jih napredna podjetja uporabljajo za izboljšanje svoje konkurenčnosti: sodobna pisarna, delo na daljavo in t.i. "hoteling".

Koristi dobre organizacije delovnih prostorov so številne, da bi jih dosegli pa potrebujemo učinkovitejši proces načrtovanja, projektiranja in izvedbe takega projekta.

V podjetju Kragelj arhitekti razvijamo različne rešitve in storitve, ki so prilagojene gospodarskim družbam in organizacijam glede na njihovo velikost, dejavnost in druge specifične potrebe.


Trije vzvodi za dvig storilnosti


Vsak izkušen menedžer ve, da lahko izboljša poslovne rezultate svoje organizacije predvsem tako, da poveča učinkovitost individualnega in teamskega dela zaposlenih.

Za to ima na voljo tri vzvode.

V nove tehnologije in v izobraževalne programe za svoje zaposlene večina podjetij redno investira.

Pred odločitvijo običajno natančno analizirajo razpoložljive produkte in storitve ter po pravilu izberejo tiste, ki izkazujejo najboljše razmerje med vložkom in pričakovanimi rezultati. Niso redka podjetja, ki natančno merijo učinke svojih naložb v ta dva "spodbujevalca" učinkovitosti.

Prostor, kjer se delo izvaja, je tretji ključni vzvod, ki ga organizacija lahko uporabi za izboljšanje storilnosti svojih zaposlenih in številne druge koristi in prednosti, ki posredno ali neposredno vplivajo na boljši rezultat podjetja.

Od vseh treh vzvodov imajo podjetja in organizacije največ rezerve pri zadnjem. Potenciali prvih dveh so običajno optimalno izkoriščeni, fizični delovni prostor pa praviloma ne.

Enako kot pri investiranju v tehnologije in izobraževalne programe je tudi pri naložbah v delovni prostor bistvenega pomena analiza razpoložljivih opcij. Analiza je pomembna ...

  • ker je možnih poljubno mnogo variant organizacije in opreme delovnih mest, od katerih pa je običajno le ena za posamezno podjetje zares optimalna;
  • ker je v primeru napačnih odločitev popravljanje napak povezano z zelo visokimi stroški ter dodatno izgubo prihodka zaradi motenja delovnih procesov.

Merjenje učinkovitosti in ustreznosti prostorov: ključno orodje za odločanje


Učinkovitost poslovnih prostorov lahko merimo in moramo meriti.

V nasprotju s splošnim prepričanjem to sploh ni posebej zapleteno ali finančno zahtevno. Podatki so, ob uporabi pravilne metodologije, dovolj natančni, da lahko vodstvo podjetja na njih utemelji vse pomembne odločitve glede morebitne reorganizacije, prenove ali gradnje poslovnih prostorov.

Merjenje učinkovitosti delovnih prostorov je ključno analitično orodje podjetja. Je rdeča nit, ki povezuje celoten proces načrtovanja in organizacije delovnega okolja podjetja.

Kako nam lahko rezultati takih merjenj koristijo v praksi? Poglejmo si štiri glavne primere uporabe:

  • analiza potreb: za lažje odločanje vodilnih za ali proti projektu reorganizacije, prenove ali gradnje novih poslovnih prostorov;
  • priprava in izvedba projekta: kot osnovo za določitev ciljev, izdelavo akcijskega načrta in za vse ključne projektantsko-poslovne rešitve v času izvajanja projekta;
  • evaluacija projekta: za oceno doseženih rezultatov glede na postavljene cilje po zaključku projekta;
  • kontinuirano merjenje: za detekcijo novih potreb (nastalih zaradi internih in/ali eksternih razlogov) in za prilagajanje tem potrebam z uvajanjem kontinuiranih izboljšav v organizacijo delovnih prostorov, njihov izgled in opremo.

Poslovanje v pogojih intenzivnih in kontinuiranih sprememb


V zadnjih desetletjih smo priča transformaciji družbe, ki je brez primere v zgodovini civilizacije.

Ti mogočni tehnološki, socialni in okoljski trendi korenito spreminjajo načine, kako organizacije poslujejo, kako zaposleni opravljajo svoje delo in kako morajo biti koncipirani delovni prostori, da bodo lahko optimalno podpirali izvajanje novih oblik dela.

Reakcije podjetij na spremembe so različne.

Tradicionalna podjetja se teh sprememb branijo in odlašajo z ukrepi. Naprednejše organizacije pa delajo ravno nasprotno: intenzivno se prilagajajo sodobnim trendom, ker vidijo v tem zagotovilo za uspešnejšo in varnejšo prihodnost.

Govorimo o treh ključnih sklopih sprememb:

  • spremembe v organizacijski strukturi in strateški usmeritvi podjetij;
  • spremembe v razmišljanjih in pričakovanjih zaposlenih;
  • spremembe v tehnološki opremljenosti podjetij.

Rezultat kumulativnih učinkov teh sodobnih poslovnih trendov je, da so obstoječi prostori pogosto neprimerni ali celo neustrezni za opravljanje novih oblik dela.

Da bi delovna mesta ustrezala novim potrebam, morajo biti zasnovana bolj premišljeno in celovito. S prostorom je potrebno upravljati bolj strokovno in načrtno.


Odgovor naprednih podjetij na spremembe:
nove strategije poslovnih in delovnih prostorov


Bistvo novih strategij je povezati delovne prostore, tehnologijo in delovne procese v enoten integriran sistem, ki omogoča pametnejši način dela, kadarkoli in kjerkoli je izvajanje dela optimalno.

Strategije integriranega pristopa so tri: sodobna pisarna, delo na daljavo in t.i. "hoteling".


1. Sodobna pisarna

Sodobni poslovni prostori so radikalno drugače koncipirani od tradicionalnih. So rezultat premišljenega in sistematičnega procesa projektiranja in organizacije prostorov.

Glavni cilj korenite prenove so prostori, ki podpirajo:

  • Organizacijske spremembe
  • Prenovo ključnih poslovnih procesov
  • Učinkovito teamsko delo in komunikacijo
  • Kontinuirano učenje, razvoj in inovacije
  • Višjo storilnost in večje zadovoljstvo zaposlenih.

(Več o koristih in prednostih.)

Osnova za prenovo je temeljita analiza podjetja in delovnih procesov v njem. Rezultat tega je izdelava rešitev, ki ustrezajo specifičnim potrebam organizacije.


2. Delo na daljavo ("telework")

Internet, mobilne tehnologije in globalna povezanost trgov so omogočili več različnih oblik dislociranega dela zaposlenih:

  • delo na domu in od doma;
  • delo na lokaciji stranke, dobavitelja, poslovnega
    partnerja ...;
  • delo na poti (v hotelu, na letališču, na potovanju,
    dopustu ...);
  • delo v lokalni pisarni ali podružnici podjetja.

Delo na daljavo je odlična priložnost za podjetje, da zmanjša obseg prostorov, ki jih potrebuje za poslovanje in s tem tudi različne stroške, ki so s prostori povezani. Občutni prihranki lahko nastanejo tudi zaradi nižjih potnih stroškov prihodov zaposlenih na delo, da o prihranku časa sploh ne govorimo.


3. "Hoteling"

Hoteling (tudi "Hotdesks" ali "Touch Down Spaces") je sodoben organizacijski koncept, ki racionalizira uporabo prostora in opreme na račun tistih zaposlenih, ki preživijo večji ali pretežni del delovnega tedna izven podjetja. Podjetje torej določene prostore upravlja kot "hotel" ter tako prihrani pri stroških za prostor in opremo.

Koncept je zanimiv za podjetja iz različnih dejavnostih kot so trgovina, poslovne in osebne storitve, finančno svetovanje, zavarovalništvo, promet in komunikacije. In za različne profile zaposlenih: prodajne zastopnike, svetovalce na terenu, tehnične in vzdrževalne ekipe ...

Model temelji na sistemu rezervacij skupnih prostorov. Prodajni zastopnik naprimer potrebuje v torek popoldne dve uri pisarno za pripravo prodajne napovedi, v četrtek zjutraj pa eno uro konferenčno sobo za sestanek s ključnim kupcem. Rezervacijo opravi z enostavno spletno aplikacijo, ki organizira proste pisarniške kapacitete.

Prihranek prostora na ta račun je lahko tudi več deset odstoten.

Finančni prihranki so lahko znatni, so pa tudi druge prednosti, kot naprimer večja fleksibilnost, ki je še posebej pomembna v obdobjih hitrejše rasti podjetja ter v procesih pripojitev ali združitev podjetij. Po drugi strani pa je treba poudariti, da bo slabo pripravljen in slabo voden projekt hotelinga zanesljivo povzročil nezadovoljstvo in nasprotovanje zaposlenih. Lotite se takega projekta resno in metodično in rezultati bodo enaki planiranim.

 

S "hotelingom" prihranimo pri opremi, prostoru in času

Kdo lahko koristno uporabi te strategije in rešitve?


Pravzaprav vsa podjetja in organizacije, ne glede na velikost, dejavnost ali vrsto lastništva.

Predvsem pa:

  • Tehnološka in razvojna podjetja
  • Proizvodna podjetja
  • Banke, zavarovalnice in druge finančne institucije
  • Poslovno-storitvena in svetovalna podjetja
  • Javna podjetja in organizacije
  • Ministrstva ter državna in občinska uprava

Potrebe podjetij so različne, zato so tudi storitve, ki jih razvijamo prilagojene posameznim organizacijam glede na velikost, dejavnost in obseg načrtovanih aktivnosti.

Naše storitve za boljše naložbe v poslovne prostore, zaposlene in tehnologijo.


Če povzamemo ...


Inovativne strategije delovnih mest, ki jih razvijamo v SKA, lahko prinesejo vašemu podjetju pozitivne učinke na dveh nivojih:

1) Višji donos investicij v zaposlene - višjo storilnost zaposlenih, manj odsotnosti z dela, nižjo fluktuacijo strokovnjakov, večji interes dobrih kadrov za zaposlitev ...

2) Nižje operativne stroške in višjo vrednosti nepremičnin podjetja - manj stroškov z reorganizacijami delovnih mest, nižje stroške za energijo, nižje stroške za opremo in potne stroške, boljši izkoristek obstoječega prostora, manj potreb po dodatnem prostoru ...

Tu je detajlna predstavitev finančnih in nefinančnih koristi novih strategij delovnih mest. Na nivoju posameznika, teama in celotne organizacije.

Dobri rezultati niso naključje. So posledica sistematičnega izvajanja procesa prenove ali reorganizacije delovnih prostorov.

Ne glede na to, ali zaposlujete 20 ali 2000 zaposlenih, v arhitekturnem podjetju Kragelj arhitekti razvijamo rešitve, ki vam lahko pomagajo pri realizaciji vaših poslovnih načrtov.

Vas zanima, kakšne konkretne finančne koristi bi tak projekt lahko prinesel vašemu podjetju? Kliknite tu za več informacij.